簡短回答： 社群規則可以由管理員提出，但共同治理需要說清哪些部分可以討論、誰有決定權，以及意見如何影響結果。先把安全與必要限制交代清楚，再讓成員對活動慣例提供具體建議，不把徵詢變成形式。
先公開決策範圍
假設管理員想修訂群組照片分享方式，有些限制來自場地，有些是保護成員私隱的選擇，另一些只是舊習慣。可先把三者分開，說明哪些條件不能由一次投票取消，哪些仍有不同方案。若某項決定最後必須由負責人承擔，也應預先說明，而不是在大家投票後才宣布結果不算數。
把抽象原則改成可討論的情境
與其問是否尊重大家，不如讓成員討論：拍大合照前如何取得同意、不想入鏡的人可站哪裏、舊照片被轉載時找誰。可先收書面意見，再安排較小的討論，讓不善即場發言的人仍能參與。這些是本文建議的流程，不是經研究證實的唯一治理模式。
NCVO的義工政策指南建議徵詢相關人士並清楚分享安排。此處只作實務參照，不把自願群體一律視作正式機構。
定稿時說明採納與未採納的理由
整理意見後，可公布簡短版本：改了甚麼、從何時起適用、誰負責處理問題，以及哪些建議暫時做不到。毋須逐一公布提出者的姓名，也不用承諾所有意見都會採納。如果資源不足，坦白說明限制，並選擇可執行的安排，比留下沒有責任人的漂亮原則更有幫助。
規則需要維護，也需要可查入口
新成員加入時應能找到現行版本；有爭議時也應知道如何提出修訂，而不是只能私訊與自己熟悉的管理員。可在活動後檢查規則是否真的減少困難，必要時再修訂。把模糊約定說清楚的方法適合延伸到用字；加入共同興趣群組的觀察則可協助成員判斷自己有沒有理解參與條件。共同治理的價值在於權責可以被理解，而不在文件有多長。
