簡短回答： 舊流程退役應有明確條件：新流程已通過代表情境試用、支援者能處理例外、舊入口的使用者知道轉換方式，並已安排資料保存及必要替代通道。
並行期要有用途和出口
流程轉換期間同時保留新舊入口，可以用來觀察差異或處理尚未搬移的個案；若沒有截止條件，卻會留下雙重輸入、兩套資料及反覆確認。英國政府的試行階段指引重視新服務與舊服務的銜接。以下退役清單是一般編輯建議，並不取代機構的法定保存要求。
先記下為何仍須保留舊流程。每一個理由應對應一項待完成工作，例如某隊尚未取得權限、某類申請仍未測試，或支援文件尚未完成。不要把「大家未習慣」當成不能再分析的結論；問清楚是操作困難、資料不足，還是新流程根本缺少必要功能。
用共同試行驗證轉換條件
假設情境：三隊改用同一張借用表，舊電郵入口仍然收到申請。可先請不同部門的人完成一般借用、緊急變更及取消三種示範，記下誰能批准、通知是否到達及資料能否找到。讓實際接收的人參與，不只由建立表格的人自行通過。
再決定停止舊入口的日期、通知方法和負責人。舊表可改成只讀說明，引導到新入口；仍在處理的個案則指定在哪一套結案。需要決策的缺口，可採用把會議變成清楚決定的方法，避免一再討論卻無人負責。
例外通道不等於永遠保留兩套
無法使用新工具的同事可以有替代提交安排，但應由清楚的接口接收，再進入同一處理紀錄。若替代通道也獨立批准和保存，兩套流程仍可能永久並存。涉及私隱、財務或安全的舊資料，須由相應負責人確認保存、存取及移除方法，不能按一般整理建議直接刪除。
退役後再觀察重複提交、漏接和求助情況；發現重要功能不足時，可以延後有關部分，而非要求使用者硬撐。各隊對停止條件仍有分歧，可參閱跨部門要求衝突的整理方式，把分歧交回有權取捨的人。退役成功的證據是工作能穩定接續，不是舊連結消失而已。
停止舊入口前，另請一名沒有參與建設的同事找出新流程。他若仍只找到舊說明，就先修正導覽、通知和文件連結。轉換安排要讓日常使用者看得見，不能只存在於籌備團隊的會議紀錄。
