簡短回答： 部門使用不同工具時，可先協議最小協作接口：交換哪些資料、採用甚麼格式、哪個入口為準、何時更新及失敗如何補救，再判斷是否需要整合系統。合作不必一開始便全面換工具。
先說清要交換甚麼
假設業務用試算表，執行團隊用專案工具。真正需要交換的可能只是案件識別碼、已確認範圍、負責人及狀態，並非把雙方所有欄位完整複製。工具差異先從工作問題理解，不必立刻爭論哪個平台較先進，也不應要求一方為另一方重複輸入全部資料。
英國政府的技術選擇指引提醒理解現有系統與資料。本文的協作接口清單是編輯建議，不是系統架構或資訊安全審核。實際串接、權限與個人資料處理要由相應負責人確認，不能因交換檔案方便便繞過公司規定。
最小接口包含六個決定
先選對方完成任務真正需要的欄位，再說明每個欄位的意思和必填條件。接着定可讀格式、唯一案件識別方式、有效版本入口及更新責任。狀態名稱也需對齊，例如一方的「完成」是否只是內部已做，另一方卻以為客戶已確認。資料交換的核心是接收後能正確判斷，不只是能打開檔案。
假設暫時只能匯出表格，可以先維持一個正式共用位置，注明適用日期和更新者，避免多個郵件附件各自成為最新版本。敏感欄位只給有需要和權限的人，不能把整份客戶資料放到公開連結。若雙方要求互相矛盾，可參考協調跨團隊工作要求，明確交回決策人。
先試一件工作，再考慮自動化
挑一件低風險任務，讓接收者依交換資料完成下一步，記錄缺欄、意思不同、版本落後及重複輸入的地方。若有人仍須私下解釋，便把必要背景補進接口，而不是只催對方讀仔細。亦要說清更新失敗或負責人休假時找誰，避免一個人維持整條橋樑。
透過會議決定與行動紀錄保存接口約定及未解決事項。當交換量、維護成本或風險增加，再評估是否整合或換工具；自動化前先確認欄位意義，否則只是更快傳送誤解。最小接口不是永久將就，而是讓現有資源下的合作先有可靠起點，同時看清下一階段真正需要的投入。
手動交換亦可可靠，但要承認維護成本和出錯入口。若只有一位同事知道匯出步驟，可先整理操作說明和替補安排。當兩套系統資料不同，先確認哪個欄位由哪方負責，而非讓大家各改一份；所謂單一入口，是釐清責任，不是要求所有資訊無差別公開。
