簡短回答： 先指出原定交接時間、目前欠缺甚麼，以及哪項工作因此不能開始；接着詢問可否先交必要部分或提供新的可行時間。當整體交付受影響，按團隊流程同步負責人。
說明影響，避免猜測原因
假設情境：你原定星期二上午收到同事整理的客戶回覆，星期三要完成報告；到中午仍沒有檔案。可以說：「原定上午十時收到的回覆表仍未到，我暫時不能核對報告第三部分。你今天能否先給我已確認的數字，餘下資料何時可以補上？」這段話讓對方知道欠缺的項目和依賴關係，而不是說「你又拖累大家」。對方可能忙於緊急工作、等待第三方，亦可能低估所需時間；未確認前不必替其動機下結論。
把交接改成可以執行的安排
若資料只完成一半，雙方可以約定「先交已確認部分、標示未核對部分、指定下一次更新時間」。如果必須有完整資料才能進行，則須重新排期並告知相關人。英國健康與安全執行局的角色管理標準強調工作責任與要求應盡量清楚；對交接而言，誰負責哪份資料、何時可用、哪些部分尚待核實，都應寫明。這是管理原則，實際權責仍要看團隊安排。
何時需要同步主管
我們認為，長期替別人的延誤默默加班，不是可持續的協作。若新時間會令共同承諾落空，向項目負責人同步「缺少的資料、目前能做的部分、需要決定的取捨」，目的在於調整計劃，而非先為同事定罪。Acas 的職場問題處理指引建議把問題、討論和下一步記錄清楚；香港職場可參考這種紀錄方法，但不能把英國程序當作本地法定流程。
若工作涉及客戶私隱、醫療資料或商業機密，只在公司批准的渠道分享必要資訊。你也可以要求團隊之後訂交接清單，列明檔名、資料版本、未解決問題及接手人。一次延誤未必代表合作關係有問題；反覆延誤而沒有重新安排，才值得正式檢討流程和資源。
在催交前寫出最低需要
處理交接延誤前，先問自己：今天真正需要的是完整文件，還是其中三個已核對數字？把最低需要和最遲可用時間說明，能讓對方判斷可否部分交付。同事溝通可寫：「下午二時前先給客戶回覆日期和處理狀態便可，備註欄可以明早補；請標明哪些仍待查證。」這是協商範圍，不是你單方面降低必須遵守的工作標準。
收到檔案後仍要核對資料版本、欠缺項目和誰負責補完，不要因為催了多次便直接使用未確認數字。若新時間再失守，可把前一次約定與當前影響一併通知負責人。想把催交句式寫得具體，可參閱溝通技巧主題；也可用訊息誤會模擬對話的朋友聚會示例練習確認安排，再寫下自己的催交訊息。它不替同事評分，也不能保證對方如期交接。
更多工作分工、向上確認與協作議題，可參閱職場關係主題。
