簡短回答： 給別人意見時，先描述一件可核對的事情、它造成的影響，再提出你希望討論的改變。把「你很不負責任」改為「上次交接沒有附上資料，我花了兩小時補查；下次可否一起確認清單？」對方才知道自己可以回應甚麼。
描述事件，而非替人定性
以室友相處的假設情境為例：室友多次把共用地方的物品放回錯位置。你可能真的感到煩躁，但「你很自私」無法說明哪件事需要改。可以說：「這星期三次用完後，工具都留在餐桌；我早上要先清理才能吃早餐。」這只是你所見和自己的影響，不代表對方一定有意不顧你。編輯判斷是，即使行為反覆，反饋仍應指出行為及後果；若要評價分工不公平，應說清楚評價所據的次數與負擔。
美國國立衞生研究院的社交健康工具提醒表達分歧時避免人身攻擊及過度批評。美國心理學會的伴侶關係說明亦把針對人的批評與建設性衝突方式區分。這些原則可以參考，但不能推論所有室友都會因換句話而改變習慣。
提出一個能回答的請求
「以後注意一點」很難檢查；「用完後放回玄關的籃子」則有位置和行動。若對方指出籃子太小、工具多人共用，可一起調整位置或分工。若你自己也曾留下物品，承認此事不會取消你的請求，卻有助於訂出雙方都要遵守的安排。若問題涉及共享資源，最好先核對誰有決定權和誰負責執行。
留意反饋的時機及權力
在眾人面前指出私人失誤可能增加難堪；一般情況可先私下談。但若行為直接影響安全或需要立即處理，也不應為了避免尷尬而延後。若你是管理者，明確交代標準、資源和申訴渠道；若你沒有管理權，不要把個人偏好說成必須服從的規則。反饋的目的是讓事情可被討論與改變，不是贏得對人的評價。
提出標準前，先確認標準是否已說明
以下是假設的合作例子：同事交來簡報，你希望每頁都有來源，卻從未交代這個要求。此時可說「這次要補上資料出處，下次我會在開始前提供格式」，而非批評對方一向粗心。若標準早已確認，就指出哪幾頁仍缺資料、何時需要補齊，也問對方是否缺少權限或資源。反饋不是只靠溫和語氣；內容是否公平、是否給予修正條件，同樣需要檢視。
你可先用六輪朋友聚會訊息練習，從既定選項觀察如何澄清意思、承認自己的部分和提出下一步；它沒有提供人身批評與具體請求的對照題。完成後，可自行把本文的一句批評改寫成可核對的事件和請求，測驗結果只供自我反思。若反饋牽涉考績或工作標準，再從職場關係主題整理職責、期限與紀錄，避免把自己的喜好當作所有人早已知道的規則。
