不確定時仍可以說得清楚:交代目前判斷、支持它的資料、未知部分,以及甚麼情況需要重新確認。表達把握程度不是不停加「可能」,而是讓接收者知道這句話能用來作甚麼決定。
先區分三種不同的未知
假設你替朋友查活動安排,知道場地已預留,卻未收到主辦方最後確認。這不是完全沒有資料,也不是活動必定舉行。可以說:「場地預約已接受;主辦方仍未確認開始時間。你可先保留時段,但暫時不要按這個時間購票。」
思方網的科學與證據教材介紹如何用觀察或實驗資料檢查理論,並留意可能與理論相反的證據。本文據此設計資訊表達練習,不將日常說法換算成精確機率。未查過、查過仍不足,以及有根據的暫時判斷,應分別說明。
把保留語氣接上具體依據
「應該可以」若沒有條件,容易被聽成承諾。可以補上:「以目前兩位負責人的回覆看來有機會;但尚欠場地書面確認。」若只能提供個人印象,就說明來自一次經驗,不借「我很肯定」增加證據重量。
也不用把每句話都降到「甚麼都有可能」。有可靠資料支持的部分可以直接講清,例如已取消的日期或已收到的付款;保留只放在真正未知之處。過度含糊會令接收者無法分清哪些已知、哪些仍需等候,並可能把決定負擔全交給對方。
說明甚麼資料會令答案改變
可在句尾加上查核節點:「星期四取得名單後,我會更新能否同行。」若新資料遲遲沒有出現,便如實標示未解,不為了維持面子重複舊猜測。涉及他人的私人資料,也可說明無權代為確認,而非假裝知道。
當未知會帶來重大代價,應讓接收者知道不宜依賴目前說法;需要專業判斷的地方,轉向適切資料或人員。如何留出確認時間,可參考回答前爭取思考時間;其他清楚表達方法見溝通技巧主題。一個可用的暫時答案,可以保留立場,也保留日後修正的入口。